10 kroków do uruchomienia HR od podstaw

Nazywam się Maria Mezher, kierownik ds. Ludzi i kultury w Morressier. Kiedy dołączyłem do zespołu we wrześniu ubiegłego roku, miałem przed sobą czyste konto (i duże wyzwanie). Aby namalować obraz stanu firmy w tamtym czasie: założyciele mieli niesamowitą misję i duże plany, zespół składał się z sześciu osób i, ponieważ były jeszcze wczesne dni, nie było wielu procesów HR. Zbudowanie działu HR, zanim firma rozwijała się dalej, aby zapewnić, że zatrzymają świetnych pracowników i przyciągną najlepsze talenty, było bardzo ważne dla obu założycieli.

Mając to na uwadze, dam ci krok po kroku, jak ja i jeden kolega założyliśmy dział HR Morressier od zera w ciągu sześciu miesięcy:

Zespół Morressier w pracy

1. Ustawianie wartości

Jednym z naszych pierwszych zadań było zorganizowanie warsztatu z dwoma współzałożycielami w celu ustalenia wartości firmy. Może wydawać się dziwne, że wartości firmy miały tak wysoki priorytet, ale był to niezbędny krok, aby upewnić się, że wszyscy nasi nowi pracownicy identyfikują się z tymi samymi wartościami. Oto trzy wartości, na których się zdecydowaliśmy:

Cel: Mamy wewnętrzną motywację, by coś zmienić. Pragniemy nauki i rozwoju Jesteśmy szczerze oddani naszej misji

Precyzja: Wykonujemy pracę - i wykonujemy ją poprawnie Możemy na sobie liczyć, że zrobimy co w naszej mocy Jesteśmy zorientowani na szczegóły i zorganizowani

Pozytywne: mamy podejście, które możemy zrobić Znowu powstajemy, gdy upadamy (bez względu na to, ile razy upadamy) Dzielimy się informacjami, wiedzą i doświadczeniem

2. Ankieta pracownicza

Chcieliśmy uzyskać informacje zwrotne na temat problemów, z którymi zmagał się zespół założycielski, abyśmy mogli określić pierwsze priorytety. Dlatego stworzyliśmy ankietę zawierającą 10 pytań, które teraz wysyłamy co kwartał:

  1. Jak trudna jest twoja praca?
  2. Jak jasno zdefiniowane są twoje obowiązki?
  3. Jak zainteresowany jest Twój menedżer w rozwoju zawodowym?
  4. Jak prawdopodobne jest, że będziesz pracować dla firmy za rok?
  5. Czy uznałbyś któregoś ze swoich kolegów za swojego przyjaciela?
  6. Jak często odczuwasz stres w pracy w typowym tygodniu?
  7. Jakie jest prawdopodobieństwo, że poleciłbyś Morressier jako pracodawcę znajomemu?
  8. Jak dobrze znasz strategiczne cele firmy?
  9. Jak ogólnie jesteś zadowolony ze swojej pracy?
  10. Czy masz jakieś sugestie, co możemy zrobić lepiej?

Jak podejrzewaliśmy, wyniki, które znaleźliśmy na początku, pokazały, że istnieje pole do poprawy. Pracownicy wskazywali na brak przejrzystości w zakresie celów strategicznych i chcieli bardziej przejrzystego planu rozwoju zawodowego w firmie. Odkrywanie tych punktów bólu pomogło nam ustalić, jakie zmiany musieliśmy wprowadzić w pierwszej kolejności.

3. Proces rekrutacji

Przygotowaliśmy szablony dla każdego etapu naszej rekrutacji w Workable. Oto przewodnik krok po kroku na temat naszego procesu rekrutacji:

  1. Badanie telefoniczne przez HR
  2. Wyzwanie techniczne dla ról technicznych, studia przypadków dla ról nietechnicznych
  3. Wywiad techniczny w celu omówienia pracy i spotkania z innymi członkami zespołu
  4. Wywiad ze współzałożycielem
  5. Połączenia referencyjne
  6. Po zaakceptowaniu naszej oferty przez kandydata zamykamy stanowisko i odpowiadamy na innych kandydatów

4. Narzędzia

Kiedy dołączyłem, firma współpracowała z DropBox, Microsoft Office i Google. Ponieważ nie mogliśmy korzystać z Dropbox ze względu na wymogi prywatności danych w UE, usprawniliśmy nasze narzędzia, przenosząc wszystko na Google i zachowując licencje Office tylko dla dużych użytkowników Excela.

Wdrożyliśmy BambooHR w zakresie informacji o pracownikach, zarządzania nieobecnościami i onboardingu. Chociaż może się wydawać, że nie jest to konieczne, gdy zespół jest tak mały, posiadanie takiego narzędzia od samego początku pomaga w skalowaniu, zmniejsza pracę ręczną i zapewnia lepsze raportowanie.

Myślę, że wszyscy rekruterzy zgadzają się, że planowanie jest największym utrapieniem w ich codziennej pracy, dlatego też korzystamy z Calendly, aby w tym pomóc

5. 1–1s

Spójrzmy prawdzie w oczy, najlepsze techniki zarządzania pochodzą obecnie z branży technologicznej. Zwinne środowisko jest tym, czego potrzebujesz, aby nadążyć w dynamicznym świecie technologii. Jedną z technik, które bardzo mi się podobają, jest 1–1. Są to 30-minutowe spotkania, na których kierownik słucha obaw związanych z raportem, pracy, rodziny, wyzwań. Utrzymywanie otwartych linii komunikacji pomaga zapewnić, że zespół czuje się wzmocniony, a świadomość, że ich menedżer dba o nich, zapewnia poczucie bezpieczeństwa i motywacji.

6. OKR

Informacje zwrotne z naszej pierwszej ankiety pokazały, że zespół szukał większej przejrzystości w zakresie strategicznych celów firmy. Właśnie dlatego zespół zarządzający niedawno usiadł i wdrożył Cele i Kluczowe wyniki na 2018 r. Każdy zespół ustala swoje własne OKR, które są komunikowane w przejrzysty sposób z całą firmą. Stwarza to poczucie misji, nad którą wspólnie pracujemy, i zapewnia jasny obraz tego, kto i co robi.

7. Recenzje wydajności

W ciągu pierwszych trzech miesięcy w firmie przeprowadzaliśmy kwartalne przeglądy wyników z każdym pracownikiem, jego bezpośrednim przełożonym i jedną osobą z działu HR.

Oto przegląd struktury tych recenzji:

  • Samoocena
  • Wzajemna opinia
  • Informacje zwrotne od menedżera oparte na: Wartościach Praca zespołu Osiągnięcia OKR

8. Struktura wynagrodzeń

Wynagrodzenia mogą być bardzo drażliwym tematem, który może powodować problemy podczas skalowania firmy. Właśnie dlatego ja i CEO Morressier usiedliśmy na początku i uzgodniliśmy przeciętne wynagrodzenie za zestaw różnych ról.

Są one oparte na trzech kategoriach:

  • Staż pracy i umiejętności
  • Nasz budżet
  • Kurs rynkowy

Proces negocjacji podejmujemy z każdym członkiem zespołu indywidualnie podczas negocjacji płac. Ta przejrzystość pomaga wszystkim zrozumieć uzasadnienie ich wynagrodzenia.

9. Nawyki organizacyjne i wydarzenia

Planowanie regularnych spotkań i wydarzeń jest niezbędne, aby zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie, a zespół pozostaje zmotywowany i połączony. Oto kilka wydarzeń, które wdrożyliśmy wcześnie:

  • Firma aktualizuje śniadanie co miesiąc
  • Występuj z całym zespołem w każdą środę, gdzie wszyscy omawiają to, co zrobili tydzień wcześniej i swoje plany na nadchodzący tydzień
  • Jedno wydarzenie w miesiącu, w tym lekcje gotowania, śniadania międzynarodowe, pokój ucieczki i wieczory gier

10. Wbudowanie i włączenie

Zatrudnienie wspaniałego zespołu jest niezbędnym pierwszym krokiem, a następnie ustanowienie dobrego procesu wdrażania. Subskrybujemy mantrę, że włączenie jest przed różnorodnością. Aby twierdzić, że jesteśmy zróżnicowani, musimy upewnić się, że budujemy kulturę firmy obejmującą wszystkich. Każdemu nowemu członkowi zespołu mówimy, że nie ma miejsca na dyskryminację i nękanie, a jeśli tak się stanie, to powinni nas poinformować.

Onboarding ma miejsce pierwszego dnia. Rozpoczynamy od spotkania z People & Culture i omówienia ich z kulturą firmy, wewnętrznymi zasadami i technologiami, z których korzystamy, zanim spotkają się z ludźmi z różnych działów, aby zrozumieć strukturę zespołu, nad czym wszyscy pracują, i większość co ważne: nasz produkt. Następnie wszyscy idziemy razem na lunch zespołowy. Na koniec wysyłamy ankiety, aby uzyskać informacje zwrotne na temat procesu wdrażania trzy razy: bezpośrednio po wdrożeniu, po tygodniu i po trzech miesiącach w celu zmierzenia szybkości adaptacji.

Mam nadzieję, że ten przewodnik pomoże ci, gdy konfigurujesz własne procesy HR. Aby uzyskać wgląd w kulturę naszej firmy, sprawdź ten post współzałożyciela Morressiera i CPO Justusa Weweler. Jeśli chcesz współpracować z nami, aby wywrzeć wpływ na świat nauki, sprawdź nasze otwarte stanowiska tutaj.